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Une Transformation numérique Complète
Pour optimiser les opérations et les communications
Association des Employeurs Maritimes
Mise en situation
La direction de l’Association des Employeurs Maritimes (AEM) envisageait un virage numérique complet pour optimiser autant les processus opérationnels que les communications et la productivité dans la gestion des relations de travail entre les compagnies maritimes et les 1 700 employés portuaires de l’Est du Canada qui déchargent et chargent les navires dans les ports.
OBJECTIFS DU CLIENT
Obtenir un outil de travail afin d'optimiser et faciliter les processus opérationnels et les communications dans la gestion des relations de travail entre les compagnies maritimes et les employés.
Se doter d’un outil de collaboration et de communication en temps réel.
Se doter d'outils de productivité et d'une infrastructure cloud afin d'avoir accès aux dossiers en tout temps.
Extraire, transformer, téléverser et analyser les données de l’entreprise en plus d'élaborer des tableaux de bord à l’aide de Microsoft Power BI afin de permettre aux gestionnaires et dirigeants de consulter les informations stratégiques et d’ainsi prendre des décisions éclairées rapidement.
Assurer la sécurité des données et les droits des usagers.
Former les employés pour assurer l'autonomie.
LE PROJET RACONTÉ PAR l'AEM
Expertises sollicitées
Le mandat
Pendant plus de 40 ans, l’AEM a utilisé une application informatique pour répondre à ses besoins opérationnels, mais la technologie utilisée était tout simplement non adéquate pour les ambitions de modernisation de l'AEM.
Puisque les arrivées et les départs des navires ne suivent pas un horaire stable, les débardeurs et les vérificateurs déployés par l’AEM doivent travailler sur des horaires changeants pour le compte de différents employeurs. La solution proposée devait permettre d'automatiser le déploiement des travailleurs en suivant des critères bien précis. Il était important que la solution soit flexible et permette d'évoluer dans le temps. De plus, l'AEM demandait à ce qu'une structure d'intelligence d'affaires (BI) soit développée et que l'ensemble des données soient comptabilisées afin d'offrir des tableaux de bords optimisés et qui aident à la prise de décision stratégique.
Étant bien consciente de la complexité technologique, des enjeux et des risques reliés à ce projet majeur, la direction de l’AEM considérait primordial de se doter d’une vision claire et de déterminer des critères très élevés pour sélectionner le fournisseur TI qui les accompagnerait dans ce virage historique pour eux et pour leur industrie. En plus d'offrir une application sur mesure, le fournisseur TI se devait d'être en mesure de procéder à l'implantation d'une structure cloud ainsi qu'à des outils de collaboration et de productivité. Enfin, le fournisseur choisi devait être en mesure d'accompagner l'AEM une fois le projet terminé, que ce soit au niveau du soutien technique, de l'amélioration continue ou encore dans la cybersécurité de l'infrastructure TI.
Le projet «Blackbox»
Notre équipe s'est donc d'abord penchée sur la compréhension des opérations actuelles, des enjeux et des besoins futurs de l'AEM afin d'élaborer une stratégie de transformation numérique complète, en prenant soin de suivre un budget et un échéancier précis.
Après une analyse approfondie de l’ensemble des données et des besoins de connectivité avec certains éléments de la solution en place, nos analystes fonctionnels, nos spécialistes en développement d'applications, nos experts TI et nos stratèges en intelligence d’affaires ont élaboré un plan d’action pour permettre au client d’atteindre ses objectifs.
Gestion de la main-d'œuvre
Objectif : réaliser un virage numérique complet afin d'optimiser les processus opérationnels.
Solution : création d'une application sur mesure (surnommée Blackbox), développée afin d'automatiser l'assignation des employés dans les différents ports. La gestion de la main-d'œuvre et l'assignation se fait automatiquement en suivant des règles et critères syndicaux strictes, en plus de calculer différents facteurs tels que la météo, la géolocalisation des bateaux et bien d'autres variables qui impacteront les besoins en main-d'œuvre.
Optimiser la collaboration
Objectif : se doter d’un outil de collaboration à distance et de communication en temps réel.
Solution : configuration et implantation de 1 000 licences Microsoft Teams spécifiquement conçues pour la collaboration à distance et permettant de partager des projets, des documents, de faire des vidéoconférences, etc.
INTELLIGENCE D’AFFAIRES
Objectif : élever l’efficacité et la rapidité de prise de connaissance des données stratégiques.
Solution : pour permettre à la haute direction, aux directeurs et aux gestionnaires de prendre des décisions éclairées ainsi que de profiter des opportunités qui se présentent, nos experts en BI ont analysé l’ensemble de leurs données stratégiques pour développer une solution BI. Une fois consolidées, automatisées et présentées sous forme de tableau de bord, les données importantes selon les besoins de chacun sont maintenant accessibles en temps réel à partir de leur ordinateur, tablette ou téléphone intelligent.
Formations
Objectif : former les employés pour assurer l'autonomie chez le client.
Solution: avec un travail en étroite collaboration entre l'AEM et Kezber, le transfert des connaissances s'est fait tout au long du développement du projet. De plus, la mise en plan d'un soutien en continu et des formations répétées ont permis d'assurer la bonne utilisation, mais aussi la bonne évolution des différentes plateformes mises en place. Encore aujourd'hui, l'AEM et Kezber travaillent en partenariat sur l'évolution du projet et sur le soutien technique.
Productivité Cloud
Objectif : doter les employés d'outils de productivité.
Solution : migration complète de l'organisation vers Microsoft 365, offrant des applications de productivité telles que Microsoft Word, Excel, Outlook, One Drive et autres. Cette migration a permis une transition vers la sauvegarde Cloud pour ensuite permettre le télétravail et le travail en simultané sur un même fichier. En octroyant des licences Microsoft, il devient alors facile de gérer les accès aux informations sensibles et protéger la sécurité du parc informatique de l'AEM.
Cybersécurité
Objectif :
assurer la sécurité des données de l’Association à travers l’ensemble de son réseau.
Solution : réaliser une migration complète de l'organisation vers Microsoft 365 afin de contrôler les accès aux informations sensibles, en plus d'effectuer une vigie complète de l'infrastructure pour assurer la sécurité informatique de l'AEM. L'automatisation de certaines tâches a également permis de diminuer le transfert d'informations sensibles à travers la compagnie.
Résultante
- Gestion automatique du personnel via l'application créée sur mesure
- Augmentation de la productivité de près de 35%
- Accès au télétravail et aux nouvelles méthodes de travail collaboratif
- Infrastructure Cloud agile et évolutive
- Diminution considérable des tâches répétitives et donc des erreurs possibles
- L'infrastructure est protégée et les données sensibles sont accessibles uniquement aux employés disposants des droits.
- La prise de décision se fait de manière rapide et éclairée par la visualisation des KPI dans les tableaux de bord BI
- Une transition complète vers le Modern Workplace, appuyée par une bonne gestion du changement (change management) et des formations assure la bonne utilisation de cette transformation numérique.
Pour Kezber, le projet de l'AEM reflète toute l'étendue des services et expertises que nous avons. C'est un projet de transformation numérique complet dans lequel Kezber a fait briller son talent dans l'analyse, la planification, le développement, l'intégration, la sécurisation et le soutien du projet.
- Guillaume Neveu, Chef d'équipe, Kezber
À propos
L’Association des employeurs maritimes (AEM) est une organisation à but non lucratif qui regroupe des entreprises actives dans le domaine du transport maritime. Les membres de l’Association incluent des propriétaires, des exploitants et des agents de navires ainsi que des entreprises d’arrimage et des opérateurs de terminaux maritimes.
HISTOIRE ET MISSION :
Fondée en 1969, l’AEM a comme mission de représenter les intervenants du milieu maritime des ports de Montréal, Trois-Rivières/ Bécancour, Hamilton et Toronto. Elle négocie et administre les conventions collectives de ses membres qui incluent des propriétaires, exploitants, agents de navires ainsi que des entreprises d’arrimage.
Sa mission consiste aussi à recruter, former et déployer une main-d’œuvre performante, puis à jouer un rôle-conseil en santé et sécurité au travail pour le bénéfice des opérateurs de terminaux portuaires.
